Более того, положения указанного Федерального закона не запрещают использование в электронных документах в качестве

реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.

В целом состав реквизитов электронного документа должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит

ГОСТ Р 51141-98, в соответствии с которым реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

Придание документам юридической силы

Юридическая сила документа обеспечивается

установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту.

Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все описанные в ГОСТе

реквизиты. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не

пишут «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того

требует назначение документа, его обработка. Можно внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы документов. Например, в бланк приказов о приеме и

увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного руководителя». Однако удаление отдельных реквизитов из

унифицированных форм не допускается.

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного

документа, способом документирования.

Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.

Этот документ устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов – постановления,

приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (ОКУД):

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации

и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в

народном хозяйстве.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации).

Код организации (ОКПО) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

ОГРН - основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН/КПП - идентификационный номер налогоплатильщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Г. Грязнова

Согласование документа оформляют визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель отдела маркетинга

Личная подпись А. С. Кознев

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Руководитель отдела маркетинга

Личная подпись А. С. Кознев

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы согласования проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы согласования проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз согласования документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

Отметка об исполнителе - это реквизит, который включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме, например:

В. А. Ерофеев

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Кроме общих требований к реквизитам документов, описанных выше, существуют также требования к бланкам документов. Большинство организационно-распорядительных документов: протоколы, приказы, положения, инструкции, письма, справки и так далее - должны создаваться на бланках документов.

Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на

оборотной стороне последнего листа документа.

2.6. Подписание кадровых документов.

Кадровые документы подписываются руководителем Организации

или лицом, исполняющим его обязанности, иным лицом, действующим на основании

доверенности, выданной генеральным директором Организации.

2.7. Удостоверение печатью.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности

и порождающие финансовые и юридические обязательства, ставится печать.

3. Правила подготовки и оформления кадровых документов

3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения

нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Организации.

Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Организации или

на бланке стандартной унифицированной формы.

3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и

принятых решений.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и

основной.

Протоколы подписываются председателем и секретарем.

3.3. Акт — документ, составленный несколькими лицами и

подтверждающий факты, события.

Акт оформляется на бланке Организации.

членами комиссии и утверждается генеральным директором Организации.

3.4. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором

определены функции, права и обязанности работника Организации.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой

договор с работником Организации.

Должностная инструкция должна содержать следующие

· общие положения;

· должностные обязанности;

· ответственность.

3.5. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы

трудовой деятельности работников, называется документацией по личному составу. К

таким документам относятся:

· трудовые договоры;

· приказы по личному составу;

· трудовые книжки;

· личные карточки;

· личные дела;

· лицевые счета по заработной плате.

личному составу — это распорядительные документы, издаваемые руководителем

Организации по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с

Организацией.

4. Документы по установлению трудовых отношений

4.1. Основанием для приема на работу является трудовой

договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый

из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается

работнику, другой хранится у Организации.

Трудовой договор является основанием для издания

приказа(распоряжения) о приеме работника

на работу в Организацию.

работника Организации о приеме на работу пишется от руки в произвольной

форме.

В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия

генерального директора Организации), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество

работника), его паспортные данные, адрес проживания, номер телефона),

наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую

должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение

автор заявления просит принять его на работу, подпись, дата.

На заявлении оформляется виза руководителя структурного

подразделения, Менеджера по персоналу и накладывается резолюция генерального

директора Организации.

4.3. Личная карточка работника является документом,

содержащим сведения анкетно — биографического характера о работнике.

Личная карточка заполняется Менеджером по персоналу без

помарок и исправлений в одном экземпляре.

Кадровые документы: необходимо и достаточно

Документальное закрепление структуры и штата предприятия

Структура и штатная численность

Документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Служит основанием для составления штатного расписания

Штатное расписание (форма Т-3 в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты)

Документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей (в указанном выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом.

Замещение должностей или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия)

Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием.

Внутренние локальные нормативные акты

Положения о структурных подразделениях

Локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. Работа отдела кадров регламентируется положением об отделе кадров предприятия.

Должностные инструкции работников

Внутренний локальный нормативный акт, которым регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Основанием для составления и оформления должностных инструкций служит "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Порядок их составления и оформления регламентирован частью 2 статьи 189 ТК РФ: «Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации».

Положение об обработке персональных данных работника

Локальный нормативный акт, в котором в соответствии с главой14 Трудового кодекса РФ «Защита персональных данных работника» (ст.85-90) регламентированы требования при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и использование персональных данных.

Все больше компаний выбирают кадровый аутсорсинг, потому что это действительно дешевле и эффективней, чем содержать свою кадровую службу. В бизнесе подход к своему делу и клиенту, система работы и опыт действительно являются преимуществами. Предлагаем ознакомиться с перечнем обязательных кадровых документов и проверить их наличие у Вас.

Новости кадровика 09.06.2016

В соответствии с требованиями и нормами трудового законодательства все процедуры по оформлению трудовых отношений в организации или у ИП должны быть зафиксированы в кадровой документации. По целевой принадлежности кадровая документация делится на две группы: первичные кадровые документы по учету личного состава работников; внутренние нормативные акты по труду - кадровые документы, регламентирующие организацию труда. В отдельную группу выделяется документация по охране труда и безопасности. Порядок оформления кадровой документации Ведение кадрового делопроизводства должно начинаться с разработки внутренних нормативных актов по труду. Это первый этап и начало всего кадрового делопроизводства! Данные кадровые документы разрабатываются с учетом отраслевой специфики Вашей организации или ИП, требований действующего трудового законодательства и других законных нормативно–правовых актов. Они регламентируют организацию труда и трудовых отношений и являются основой оформления первичных кадровых документов по учету личного состава работников. Если придерживаться обратного порядка, то это приводит к нарушениям оформления трудовых отношений с работниками и первичных кадровых документов! К чему приводят нарушения в оформлении кадровой документации Нарушение порядка оформления трудовых отношений с работниками заключается в том, что ими не подписываются книги (журналы) ознакомления с внутренними нормативными документами, с которыми они в обязательном порядке должны знакомиться и которыми должны руководствоваться, нарушается дисциплина труда, работники не понимают четко ответственности за свою работу и в целом принцип организации своего труда работодателем и т.д. Нарушение оформления первичных кадровых документов заключается в том, что в них отсутствует единая концепция из заполнения, нет четко регламентированного порядка хранения и ответственности за них, многие документы просто не оформляются, а во многих прослеживается нарушение трудового законодательства. Информацию о том, какая документация относится к внутренним нормативным кадровым документам, а какая к первичной кадровой документации Вы сможете найти в разделе «Обязательные кадровые документы» на нашем сайте, а также в разделах, посвященных описанию услуг по разработке и ведению таких документов. Разработка и оформление кадровой документации является одним из наиболее трудоемких участков работы.

Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов. В помещении кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих полную сохранность документов. Личная карточка работника (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава. Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся. Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В связи со спецификой отдельных сфер трудовой деятельности Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердило еще две учетные формы: №Т-2ГС (МС) и №Т-4. Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. Ведется вместо формы №Т-2, имеет аналогичное содержание. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) заполняется параллельно с формой №Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочее), а также сведений сообщенных о себе работником.

Copyright © 2005–2016 HR-Лига

Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.

Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.

Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.

Использование материалов из журналов ИД «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.

По всем вопросам пишите на .

Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочее), а также сведений сообщенных о себе работником. Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника. Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел. Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя отдельную картотеку по алфавиту фамилий работников. При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со статьей 65 ТК РФ): ? паспорта; ? документа об образовании,о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; ? трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки); ? страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; ? свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; ? документов воинского учета (для военнообязанных). При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник. В отдельных случаях с учетом специфики работы работодатель может потребовать (при согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении трудового договора. При этом перечень дополнительных документов устанавливается не самостоятельно работодателем, а необходимость их предоставления должна быть прямо установлена нормативным актом: ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и Постановлениями Правительства Российской Федерации. Во всех иных случаях, запрещается требовать от лица, поступающего на работу, какие-либо дополнительные документы, помимо предусмотренных законом. К таким дополнительным документам, как правило, относят: свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о заключении брака, справка о беременности женщины, документы об инвалидности, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие. Но требовать от лица, поступающего на работу предоставления указанных документов в обязательном порядке, работодатель не имеет права. Вместе с тем, предоставление указанных документов в интересах самого работника, поскольку в противном случае, работодатель не сможет предоставить работнику положенные законом льготы и гарантии.

Поощряемый знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре до-кумента. Далее, на основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС) и в трудовую книжку.

Личная карточка Т-2

Личная карточка - основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картотеку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количества работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.

Личную карточку работника (форма № Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы указывают степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем». Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике после его назначения или перемещения по работе (изменение фамилии, семейного положения, образования и т. д.) в его личную карточку вносят на основании соответствующих документов (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т. д.) соответствующие данные, которые работник кадровой службы заверяет своей подписью.

При увольнении (освобождении) работника в его личной карточке проставляют дату, номер приказа и причину увольнения (освобождения), после чего карточку сдают в архив. Срок хранения составляет, как правило, 75 лет.


  • Роман Егоров (Москва)

    Вопрос: Что такое личная карточка? Есть ли форма заполнения? Есть ли типовая форма?

  • Ильяс Николаев (Мск)

    Вопрос: У меня ип, с чего я должен начать чтоб оформить человека официально ?

  • Нелли Алексеева (Мск)

    Вопрос: должностные инструкции отдела кадров

  • Эрик Кузнецов (Москва)

    Вопрос: Вопрос. Где в законе можно посмотреть перечень документов, которые должны быть распечатаны и подшиты в бухгалтерии?

  • Аделина Филиппова (Мск)

    Вопрос: Чем занимается работник отдела кадров